MENY hamburgermeny Close-menu button
Rapportering

Foreningsadministrasjon

Foreningsadministrasjonen er et administrasjonsverktøy som gir alle ledd, både foreningene, fylkeslagene og NJFF sentralt gode muligheter for sin egen drift, og den muliggjør koordinering og samarbeid i organisasjonen.

I foreningsadministrasjonen får alle lokalforeningene tilgang til database med sine medlemmer og om selve foreningen. 

 

Logg inn på Min Side. Dersom du har et tillitsverv vil du få tilgang til Foreningsadministrasjonen: Logg inn her

MicrosoftTeams-image (62).png
 

Med vår innloggingsløsning mot Vipps har det blitt enda enklere å logge inn på Min Side; skriv telefonnummer, godkjenn i appen, og vipps er du logget inn.

Under foreningsadministrasjon finner du følgende muligheter:

  • Medlemslister og kommunikasjon- her finner du medlemsoversiktene. Du kan også sende SMS og e-post til dine medlemmer.
  • Verv- her finner du oversikt over de tillitsvalgte personer som utgjør foreningens styre.
  • Dokumentinnrapportering- her ligger mulighetene for å rapportere på mange av de ordninger, blant annet i forbindelse med økonomiske tilskudd fra NJFF sentralt til foreningen, hvor   elektronisk rapportering er mulig og ønskelig. Her skal foreningen legge inn følgende:
  • Momsrefusjonsskjema
  • Vedtekter
  • Beretninger
  • Regnskap

På siden rapportering- hvor og hvordan kan du lese mer om hva som skal rapporteres her. 

  • Prisinnrapportering- foreningens kontingentandel på de ulike medlemskategorier gjøres her.
  • Vervepremier- her finner du oversikt over vervingene som er
    godskrevet foreningen, og hva slags premier som kan tas ut for vervepoengene.
  • Søk instruktør- her finner du oversikt over de instruktørene foreningen har.​
  • QR-koder- lag egne QR-koder for din forening som kan brukes for å skreddersy plakater og annet markedsmateriell. 

Under "Søk medlem" under foreningsadministrasjon ligger tilgangen til foreningens medlemslister. Det er viktig for foreningen å forstå hva slags informasjon som ligger i de ulike listetypene. Når du skal lage medlemslister kan du søke på fire forskjellige kategorier; alle, aktive, betalende og utmeldte. 

I listen som har headingen "Alle" finnes alle de personer som er medlemmer eller har vært det gjennom de siste årene (i 2019 siden 2015). For hvert år blir den eldste årgangen fjernet på grunn av personvernreglene.

I "Aktive" vises alle personer som har betalt sitt medlemskap inneværende år eller året før. 30. april fjernes de personer som til da ikke har betalt sin kontingent for det året. Før det har de etter utsending av kontingentkravet fått tilsendt tre purringer. Disse sendes elektronisk til oppgitt telefonnummer for vedkommende. De som ikke ligger inne i registeret med telefonnummer, får en purring i posten.

I listen "Betalende" er oppført de personer som har betalt kontingenten for inneværende år. Det er denne listen foreningen skal bruke når den skal ha oversikt over personer med gyldig medlemskap, for eksempel de som skal ha tilgang til og rettigheter på årsmøtet. Ved årsskiftet er dette fasiten for hvor mange medlemmer foreningen hadde ved utgangen av året som har gått. Ved å ta ut Betalende-listen ca 2. – 3. januar, får du medlemstallet for foreningen for foregående år. Da logger alle handlinger fram til kl. 24.00 den 31. desember i medlemsdatabasen. Husk at denne listen «lever», noe som vil si at den endres fram i tid når for eksempel nye medlemmer melder seg inn. Og husk at nyinnmeldinger med betaling etter 1. oktober defineres som medlemskap både for resten av betalingsåret og for neste år. Disse blir dermed liggende på neste års liste over betalte medlemmer.

I "Utmeldte" er det oversikt over alle som «passiviseres» 30. april, det vil si de personer som betalte medlemskapet for forrige år, men ikke så langt har betalt medlemskapet for inneværende år. I tillegg ligger selvsagt de personer som har gitt beskjed om at medlemskapet skal avsluttes i utmeldte-listen. Dersom en person har betalt sitt medlemskap for et år, og så gir beskjed om utmelding, vil vedkommende stå på betalt-listen ut det året betalingen gjelder for.​

Under fanen 'Medlemslister og kommunikasjon' kan foreningen ta ut lister for å sende informasjon til medlemmer via epost eller sms. For å sende sms må foreningen ha en avtale med Link Mobility.

Denne videoen viser både hvordan du henter ut medlemslister og hvordan du sender epost/sms i henhold til personvernlovgivningen (GDPR) 

Samtykker

I henhold til markedsføringsloven trenger vi et aktivt samtykke fra medlemmet for å kunne markedsføre tilbud og tjenester på epost/SMS. Dette samtykket skal være gitt av medlemmet selv, enten ved innmelding eller via Min Side. 

Dette er eksempler på innhold kan du sende til dine medlemmer uten samtykker:

  • Innkalling til dugnad
  • Innkalling til årsmøte
  • Informasjon fra din forening

Dette er eksempler på innhold som krever samtykker:

  • Aktiviteter og produkter som tar sikte på å skaffe inntekt for foreningen
  • Rabattavtaler og tilbud fra samarbeidspartnere